Termini e Condizioni

Ultimo aggiornamento: gennaio 2026

Si prega di leggere attentamente i presenti Termini e Condizioni.
Questi Termini disciplinano l'utilizzo di:

sito web https://www.smartagenda.app («Sito web»)
applicazione mobile SmartAgenda («Applicazione»)

Congiuntamente denominati la «Piattaforma».

Accedendo o utilizzando la Piattaforma, l'utente conclude con noi un accordo legalmente vincolante.

Se non si accettano questi Termini, si prega di non utilizzare la Piattaforma.

1. Parti e dati di contatto

La Piattaforma è gestita da:

WEST SOFTWARE SYSTEMS SRL
Sede legale: Drobeta-Turnu Severin, distretto di Mehedinți, Romania
N. Registro delle Imprese: J25/544/2016
Codice di Identificazione Fiscale: RO36780241
Email: [email protected]

2. Oggetto dei Servizi

SmartAgenda è una piattaforma SaaS B2B che offre alle imprese funzionalità di gestione degli appuntamenti, gestione dei clienti, notifiche automatiche e prenotazione online.

SmartAgenda non fornisce servizi direttamente ai clienti finali delle imprese e non è parte di alcun contratto tra imprese e loro clienti.

Possiamo aggiornare, modificare, sospendere o interrompere parti della Piattaforma di tanto in tanto per ragioni operative, di sicurezza, legali o di prodotto.

3. Idoneità e utilizzo dell'account

La Piattaforma è destinata esclusivamente a imprese e professionisti.

Creando un account, l'utente conferma di:

avere almeno 18 anni;
agire in qualità professionale o commerciale;
avere l'autorità per obbligare l'impresa che rappresenta.

I clienti finali delle imprese non possono creare account sulla Piattaforma.

L'utente è responsabile della riservatezza delle credenziali del proprio account e di tutte le attività svolte tramite il proprio account.

4. Prezzi, abbonamenti e pagamenti

Tutti gli abbonamenti sono acquistati esclusivamente tramite:

Apple App Store (iOS)
Google Play Store (Android)

Pagamenti, fatturazione, rinnovi, cancellazioni e rimborsi sono disciplinati dai termini e dalle politiche di Apple o Google, rispettivamente.

SmartAgenda non elabora pagamenti direttamente e non può emettere rimborsi per gli acquisti in-app.

I prezzi visualizzati nella Piattaforma non includono l'IVA salvo diversa indicazione esplicita.

I crediti SMS non utilizzati inclusi in un abbonamento non vengono riportati al periodo di fatturazione successivo.

5. Funzionalità di prenotazione online

5.1 Ruolo della Piattaforma

SmartAgenda fornisce una piattaforma tecnica che consente ai clienti di richiedere appuntamenti presso le imprese.

SmartAgenda:

agisce esclusivamente come fornitore di tecnologia e intermediario;
non è parte di alcun accordo tra un'impresa e i suoi clienti;
non verifica, approva o garantisce i servizi forniti dalle imprese.

5.2 Flusso di prenotazione

A seconda della configurazione dell'impresa:

le prenotazioni possono essere confermate automaticamente, oppure
le prenotazioni possono richiedere l'approvazione manuale dell'impresa.

SmartAgenda non garantisce i tempi di risposta per l'approvazione delle prenotazioni e la disponibilità mostrata nelle pagine di prenotazione può variare.

5.3 Pagamenti per i servizi prenotati

SmartAgenda non è coinvolta nei pagamenti per i servizi prenotati tramite la Piattaforma.
Tutti i pagamenti e gli accordi economici sono stabiliti esclusivamente tra l'impresa e il cliente.

6. Comunicazioni (email e SMS)

SmartAgenda può inviare solo comunicazioni transazionali, tra cui:

conferme di prenotazione;
cancellazioni di prenotazione;
promemoria degli appuntamenti;
altre comunicazioni relative al servizio necessarie per il funzionamento della Piattaforma.

Non vengono inviate comunicazioni di marketing ai clienti che effettuano prenotazioni.

I messaggi vengono inviati tramite fornitori terzi, tra cui Twilio e SMSO.

Le imprese sono le uniche responsabili di garantire di avere una base giuridica valida per comunicare con i propri clienti (incluso, ove richiesto dalla legge applicabile, il consenso).

SmartAgenda non sarà responsabile per le comunicazioni illegittime avviate dalle imprese o per inesattezze nei dati di contatto forniti dai clienti.

7. Protezione dei dati e GDPR

7.1 Principi generali

I dati personali sono trattati in conformità con:

il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
la legislazione rumena e dell'UE applicabile in materia di protezione dei dati

I dettagli relativi alle categorie di dati, alle finalità, alle basi giuridiche e ai periodi di conservazione sono descritti nell'Informativa sulla privacy, che costituisce parte integrante di questi Termini.

7.2 Ruoli di Titolare e Responsabile

a) Dati degli account aziendali
Per i dati relativi agli utenti business (account, abbonamenti, utilizzo),
SmartAgenda agisce in qualità di Titolare del trattamento.

b) Dati dei clienti che effettuano prenotazioni
Per i dati personali dei clienti che prenotano appuntamenti tramite la Piattaforma:

l'impresa agisce in qualità di Titolare del trattamento;
SmartAgenda agisce in qualità di Responsabile del trattamento, trattando i dati esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate dell'impresa.

7.3 Accordo sul trattamento dei dati (DPA) integrato

Questa sezione costituisce un Accordo sul Trattamento dei Dati ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.

SmartAgenda, in qualità di Responsabile del trattamento, si impegna a:

trattare i dati personali esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate dell'impresa;
garantire la riservatezza del personale autorizzato;
adottare misure tecniche e organizzative di sicurezza adeguate;
utilizzare sub-responsabili (come fornitori di infrastruttura e messaggistica) solo nella misura necessaria a fornire il servizio;
assistere le imprese nell'adempimento degli obblighi GDPR, ove applicabile;
cancellare tutti i dati dei clienti che effettuano prenotazioni immediatamente alla cessazione dell'account, salvo che la conservazione sia richiesta dalla legge;
consentire audit limitati alla conformità in materia di protezione dei dati, previa ragionevole notifica.

Le imprese confermano di:

disporre di una valida base giuridica per trattare i dati dei clienti;
fornire ai propri clienti le informazioni richieste dal GDPR;
essere responsabili del consenso del cliente, ove applicabile.

7.4 Trasferimenti internazionali di dati

SmartAgenda utilizza infrastrutture e fornitori di servizi situati in:

Unione Europea (regione UE di AWS)
Stati Uniti (Twilio)

Ove applicabile, i trasferimenti di dati al di fuori dell'UE sono garantiti tramite meccanismi giuridici adeguati, comprese le Clausole Contrattuali Standard.

8. Obblighi dell'utente

Gli utenti si impegnano a:

utilizzare la Piattaforma in modo lecito e professionale;
fornire informazioni accurate e aggiornate;
rispettare i diritti di proprietà intellettuale;
astenersi dall'inviare comunicazioni non sollecitate o illecite;
rispettare la normativa applicabile in materia di protezione dei dati e comunicazioni elettroniche.

SmartAgenda si riserva il diritto di sospendere o chiudere gli account in caso di violazioni, per proteggere la Piattaforma, altri utenti o terze parti, o per conformarsi agli obblighi di legge.

9. Proprietà intellettuale

Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi alla Piattaforma appartengono a WEST SOFTWARE SYSTEMS SRL.

Agli utenti è concessa una licenza limitata, non esclusiva e non trasferibile per utilizzare la Piattaforma per le finalità aziendali previste durante un abbonamento attivo.

Nessun diritto è trasferito oltre tale licenza.

10. Forza maggiore

SmartAgenda non sarà responsabile per mancata esecuzione o ritardi causati da eventi al di fuori del suo ragionevole controllo, inclusi, a titolo esemplificativo, calamità naturali, modifiche legislative, attacchi informatici, interruzioni dell'infrastruttura o malfunzionamenti di servizi di terzi.

11. Modifiche ai Termini

SmartAgenda può aggiornare questi Termini di tanto in tanto.

Le modifiche sostanziali saranno comunicate con preavviso.
L'uso continuato della Piattaforma dopo la data di efficacia costituisce accettazione.

Se non si accettano le modifiche, è possibile recedere dall'abbonamento prima della loro entrata in vigore.

12. Cessazione e cancellazione dei dati

Alla cessazione di un account:

tutti i dati dei clienti che effettuano prenotazioni vengono cancellati immediatamente;
i dati dell'account aziendale vengono cancellati, salvo che la legge ne richieda la conservazione.

13. Legge applicabile e foro competente

Questi Termini sono regolati dalle leggi della Romania.

Nulla nei presenti Termini limita gli eventuali diritti inderogabili che possano spettare ai clienti finali in qualità di consumatori ai sensi della legge applicabile.