Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: gennaio 2026

La protezione dei dati personali è una priorità per WEST SOFTWARE SYSTEMS SRL («SmartAgenda», «noi»).

La presente Informativa sulla privacy spiega come vengono trattati i dati personali in relazione all'utilizzo di:

• sito web https://www.smartagenda.app («Sito web»)
• applicazioni mobili SmartAgenda (iOS e Android) («Applicazione»)

La presente Informativa è redatta in conformità con il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e con la legislazione rumena e dell'UE applicabile in materia di protezione dei dati.

1. Chi siamo

WEST SOFTWARE SYSTEMS SRL
Sede legale: Drobeta-Turnu Severin, distretto di Mehedinți, Romania
N. Registro delle Imprese: J25/544/2016
Partita IVA: RO36780241
Email: [email protected]

SmartAgenda è una piattaforma SaaS B2B, destinata esclusivamente a imprese e professionisti.

2. A chi si applica la presente Informativa

La presente Informativa si applica alle seguenti categorie di interessati:

1. Utenti business (clienti di SmartAgenda)
2. Clienti delle imprese che effettuano prenotazioni online
3. Visitatori del Sito web

3. I nostri ruoli ai sensi del GDPR

3.1 Utenti business

Per i dati personali relativi agli account aziendali, SmartAgenda agisce in qualità di Titolare del trattamento.

3.2 Clienti che effettuano prenotazioni

Per i dati personali dei clienti che effettuano prenotazioni tramite la Piattaforma:

• l'impresa agisce in qualità di Titolare del trattamento;
• SmartAgenda agisce in qualità di Responsabile del trattamento, trattando i dati esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate dell'impresa.

SmartAgenda non determina le finalità o le basi giuridiche di tale trattamento e non agisce come contitolare in relazione ai dati dei clienti che effettuano prenotazioni.

3.3 Visitatori del Sito web

Per i dati personali dei visitatori del Sito web, SmartAgenda agisce in qualità di Titolare del trattamento.

4. Categorie di dati personali trattati

4.1 Utenti business

• nome e cognome
• indirizzo email
• numero di telefono
• dati di fatturazione
• dati di autenticazione
• dati di utilizzo della Piattaforma (log, impostazioni, attività)

4.2 Clienti che effettuano prenotazioni

• nome e cognome
• indirizzo email
• numero di telefono
• messaggi o note forniti
• dettagli della prenotazione (servizi, data, ora, riferimento)
• dati tecnici limitati (indirizzo IP, utilizzato solo per le impostazioni predefinite)

4.3 Visitatori del Sito web

• dati forniti volontariamente (moduli di contatto)
• dati tecnici (indirizzo IP, tipo di browser, pagine visitate)

5. Finalità e basi giuridiche del trattamento

5.1 Utenti business

5.2 Clienti che effettuano prenotazioni

SmartAgenda tratta i dati dei clienti che effettuano prenotazioni per conto dell'impresa, esclusivamente per:

• elaborare le richieste di prenotazione;
• inviare conferme e promemoria di prenotazione;
• notificare ai clienti le variazioni di stato della prenotazione.

La base giuridica per questo trattamento è determinata dall'impresa presso la quale viene effettuata la prenotazione.

5.3 Visitatori del Sito web

6. Conservazione dei dati

• I dati degli utenti business sono conservati per la durata del rapporto contrattuale e successivamente in conformità agli obblighi di legge.
• I dati dei clienti che effettuano prenotazioni vengono cancellati immediatamente alla cessazione dell'account aziendale.
• I dati possono essere conservati più a lungo solo se richiesto dalla legge.

Le imprese possono conservare in modo autonomo i propri archivi in conformità ai propri obblighi di legge.

7. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati a:

• fornitori di servizi IT e infrastruttura;
• fornitori di servizi SMS (Twilio, SMSO);
• autorità pubbliche, ove richiesto dalla legge.

Per le prenotazioni online, i dati personali vengono condivisi con l'impresa selezionata, che diventa Titolare del trattamento autonomo.

8. Trasferimenti internazionali di dati

• I dati sono conservati nell'Unione Europea (AWS – regione UE).
• Alcuni servizi comportano trasferimenti di dati verso gli Stati Uniti (Twilio).

Tali trasferimenti sono garantiti tramite Clausole Contrattuali Standard e altre garanzie adeguate previste dal GDPR.

9. Diritti degli interessati

Ai sensi del GDPR, l'utente dispone dei seguenti diritti:

• diritto di informazione e di accesso;
• diritto di rettifica;
• diritto alla cancellazione;
• diritto alla limitazione del trattamento;
• diritto alla portabilità dei dati;
• diritto di opposizione;
• diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo.

Per i clienti che effettuano prenotazioni, i diritti devono essere esercitati principalmente tramite l'impresa presso la quale è stata effettuata la prenotazione.

10. Cookie e tecnologie simili

Il Sito web utilizza:

• Google Analytics per l'analisi del traffico basata sul consenso;
• Meta Pixel solo sulle pagine di marketing;
• Umami Analytics (senza cookie) sulle pagine di marketing, prenotazione e aziendali.

I cookie non essenziali sono utilizzati solo previo consenso dell'utente, in conformità con la legislazione applicabile in materia di protezione dei dati e comunicazioni elettroniche. Umami Analytics senza cookie viene utilizzato senza memorizzare cookie analitici.

Le preferenze relative ai cookie possono essere gestite tramite il banner dei cookie o le impostazioni del browser.

11. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita o distruzione.

12. Contatti e reclami

Per domande o per esercitare i propri diritti ai sensi del GDPR, è possibile contattarci all'indirizzo:
[email protected]

L'utente ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità competente per la protezione dei dati, in particolare nello Stato membro dell'UE in cui risiede abitualmente o lavora.